Es fundamental en las organizaciones realizar reuniones eficaces ya que permite que el personal comprenda lineamientos, objetivos y metas propuestos y propicia una amplia participación del equipo de trabajo.
¿Cómo Hacer Para Tener Reuniones Eficaces?
Para hacer reuniones eficaces estas deben tener una serie de características que nos ayudaran a que los temas tratados sean asimilados y aceptados por el personal, también para que haya una adecuada participación y el objetivo propuesto se cumpla.
Uno de los factores mas importantes en el tiempo que debe durar, se reconoce que reuniones de mas de una hora, no solo cansa al personal sino también después de este tiempo empiezan a distraerse generando incomodidad y muy poca disposición a la misma.
Es necesario recordar que los temas tratados sean específicos de interés del público y claros para que el personal pueda entender su propósito y empecemos a tener su colaboración en este tema.
El lugar donde se haga es básico ya que están en un lugar cómodo esto invita a prestar más atención creando disposición para su realización, también el capacitador tiene un papel protagónico ya que, si hay los factores antes nombrados, pero vemos a un capacitador que aparte de no conocer el tema no involucra al auditorio y tiene medios audiovisuales deficientes es casi asegurado que nuestra reunión será un total fracaso.
¿Esta Reunión Es Realmente Necesaria?
En muchos casos se hace necesario evaluar si las reuniones que realizamos son realmente necesarias o se podrían tratar por medio de un correo, a nivel informativo ya que esto ayudaría a centrarnos mas en nuestras labores y optimizaríamos más el tiempo.
Las reuniones generalmente se realizan cuando se requieres la opinión de sus participantes, o también cuando se van a tratar temas delicados y confidenciales, que no son convenientes por medio de un correo electrónico.
¿Qué Cosas Deben Ser Tenidas En Cuenta Antes De Las Reuniones?
Se presenta con mucha frecuencia que se programa una reunión y ni siquiera el que la programo sabe que temas va a tratar, quienes van a ir y cuanto tiempo va a demorar en la actividad.
- Para esto se hace necesario con tiempo de anterioridad mirar estos temas y definirlos y así va a ser estas reuniones más objetivas y productivas.
- También es necesario saber que personas van a asistir, ya que ocurre que invitamos a personas que son totalmente ajenas a los temas tratados y esto hace perder tiempo importante.
- Adecuar el lugar con los equipos necesarios verificando que están en optimo estado como por ejemplo un retroproyector, preparar la presentación y los temas específicos que se van a tratar.
¿Qué Hay Que Tener En Cuenta Para que las Reuniones sean mas Eficaces?
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Hora y lugar establecido
Ocurre que las reuniones se programan a una hora y por esperar a los impuntuales resultamos haciéndola hasta una hora después. Lo que dificulta que cumplamos con el tiempo programado.
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Temas específicos sin interrupción para que las reuniones sean eficaces
Se requiere que se escriba o se de a conocer los temas específicos que se van a tratar por que de lo contrario saldrían nuevos temas que quitan la objetividad de la reunión, y se destina a final un espacio de tiempo para la solución de preguntas e inquietudes o aportes.
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Ofrecer bebidas o refrigerios
Es necesario tener en cuenta que la hora en que se programa están lejos de comidas presentar y los asistentes pueden tener hambre o sed y esto puede alterar su motivación o atención por lo que se recomienda tenerlas siendo esta una forma de atención y agradecimiento por su asistencia.
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Compromisos contraídos en las reuniones eficaces
Se establece un tiempo para mirar y hacer seguimiento de los compromisos contraídos y así poder definir nuevas actividades ha realizar para cumplimiento de objetivos específicos.
¿Qué Cosas Hacer Después De Las Reuniones Eficaces?
Una vez que se terminen las reuniones es necesario hacer estas actividades para concretar y definir los temas tratados;
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Acta de reunión
Se realiza un acta de reunión para que esta sea eficaz en donde se establece los temas tratados y compromisos contraídos, y el responsable de realizarlo con fecha de entrega.
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Programación próxima reunión
Entendiendo que estas reuniones llevan un tiempo se requiere que esta sea programa con mucho tiempo de anterioridad y debe ser formalizada por medio de un correo donde se invita y da tiempo a sus asistentes para hacer los arreglos y por asistir sin ningún inconveniente.
¿Qué Ventajas Hay En Hacer Reuniones Eficaces?
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Mayor integración
Permite que el personal se conozca mas y esto ayuda a mejorar de manera importante las relaciones interpersonales.
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Fomenta la empatía y colaboración
Como tiene oportunidad de conocerse mas esto permite que haya una cooperación constate y armónica.
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Trabajo en equipo
Al conocerse mas fomenta el trabajo en equipo enfocados a trabajar para conseguir un objetivo en común
¿Que Debe Aportar Un Líder Para Hacer Una Reunión Eficaz?
Puede que la aptitud de los participantes sea la mejor pero el es un factor importante la dinámica y motivación con que deje al equipo por esto se hace necesario mirar los siguientes aspectos:
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Dirigirse al personal de manera respetuosa
La idea es que cada vez se haga una observación se haga de manera respetuosa y con objetividad para que el propósito de esta se consiga.
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Hacerla participativa
En una reunión donde es el mismo que habla de vuelve un monologo donde la voz y comentarios no son tenidos en cuenta y hace que la reunión se vuelva monótona.
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Debe tener dinámica
Donde se haga cosas que hagan sentir a los participantes motivados y permita que estas reuniones sean divertidas y diferentes.
Conclusión Se hace necesario que las reuniones eficaces permitan al grupo tener un momento de participación e integración del grupo con claros objetivos y metas que permiten a los integrantes hacer parte de los equipos.